Tietosuojaseloste

4 Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

a. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);

b. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);

c. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa. Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa lain säätämissä rajoissa. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain niihin käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. Eko Eko Solutions Oy ei kerää tarpeettomia tietoja asiakkaistaan ja tiedostaa vastuunsa asiakkaidensa ja sidoshenkilöidensä yksityisyyden suojaamisesta.

5 Rekisterin tietosisältö ja käsiteltävät henkilötietoryhmät
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

yhteyshenkilön nimi
mahdollinen yritys/organisaatio
yhteystiedot (käynti- ja postiosoite, laskutusosoite)
sähköpostiosoite ja puhelinnumero

Asiakkuuden johdosta rekisteriin merkittävät tiedot:

-tiedot tilauksista ja niiden muutoksista
-asiakkuuden kehittämistä varten kerätyt tiedot
-mahdolliset tiedot asiakasta kiinnostavista rekisterinpitäjän palveluista ja tuotteista
-muut asiakkaan omasta aloitteesta annetut tiedot

Rekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä 10 vuotta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Eko Eko Solutions Oy toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Eko Eko Shopin asiakas voi päivittää nimi- ja osoitetietojaan verkkokaupan profiilissaan. Lisäksi asiakas voi ottaa yhteyttä tietojensa päivittämiseksi kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön.

6 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä sopimuksen yhteydessä. Rekisterin tiedot päivitetään asiakassuhteen aikana Eko Eko Solutions Oy:lle rekisteröidyn toimesta tekemistä ilmoituksista, Eko Eko Solutions Oy:n palveluiden käytön yhteydessä tai rekisteröidyn suostumuksesta keräämällä. Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi muista Eko Eko Solutions Oy:n rekistereistä sekä yhteistyökumppaneiden rekistereistä, mikäli Eko Eko Solutions Oy:n ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpano niin edellyttää. Rekisteriin tallennetut tiedot (yhteyshenkilön nimi, yritys, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja toimitusosoite) tallennetaan myös Eko Eko Solutions Oy:n asiakasrekisteriin sopimuksen teknisen toteuttamisen vuoksi.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä rekisteröitävän suostumuksella sosiaalisen median kanavien kautta, mikäli markkinointitoimenpiteen toteuttaminen näin vaatii. Markkinointitoimenpide voi olla esimerkiksi arvonnan seurauksena lähetettävä tuotepalkinto, johon rekisterinpitäjä tarvitsee vastaanottajan nimen, osoitteen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Tietoja käsitellään vain ja ainoastaan niihin käyttötarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty suoraan rekisteröidyltä.

7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisteristä voidaan luovuttaa tietoja kulloinkin voimassa olevan lain mukaan viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Eko Eko Solutions Oy:n yhteistyökumppaneille. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta tietoja voidaan siirtää tai ne voidaan kerätä suoraan rekisterinpitäjän sopimuskumppaneille (kuten toimitus-, maksu- ja petoksenestopalveluiden tarjoajat, luottotietoyritykset sekä analyysiympäristöjen, markkinointipalvelujen ja -kyselyjen tarjoajat). Tällöin tietojen-käsittelyä koskevat velvollisuudet on järjestetty osapuolten välisin sopimuksin.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Eko Eko Solutions Oy huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Henkilötietoja sisältävät aineistot, hakemukset ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Eko Eko Solutions Oy on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Eko Eko Solutions Oy:n työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

9 Evästeiden käyttö

Verkkosivuilla ja vastaavilla sähköisillä alustoilla voidaan käyttää evästeitä, joiden avulla seurataan kävijäliikennettä ja parannetaan sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, joka mahdollistaa mm. sen, että käyttäjän ei ole välttämätöntä syöttää kirjautumistietojaan joka kerta uudelleen. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden voimassaoloaika on rajattu. Käyttäjä voi halutessaan selainohjelmansa asetuksista valita eväste-toiminnon poiskytkemisen.

10 Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.). Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle lomakkeella;
oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);
oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.);
oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);
oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);
oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);
oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle kirjallisesti. Pyyntöön vastataan EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Eko Eko Solutions Oy voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.